Salesforce 連携

Salesforce と同期する情報

第 1 弾の連携先は Salesforce です。Aitane の会社・担当者・取引を Salesforce の取引先・取引先責任者・商談と対応付け、項目ごとに決めた方向で同期します。ミーティングの要約・決定事項・次のアクションは Salesforce の活動履歴（Task）に追記し、必要に応じて商談の「次のステップ」と「説明」にも反映します。

• 方向は項目ごとに「双方向 / 送るだけ / 取り込みのみ / 送らない」の 4 つから選びます。上書きの ON/OFF のような別の設定はありません
• 削除はどちら向きにも伝播しません。Salesforce 側で削除されたレコードは「SF 側で削除」と表示し、結び付けを解除するだけです
• Salesforce の Lead や、手配案件・仕入先のような Aitane に無い標準・カスタムオブジェクトは、連携設定の「同期するオブジェクト」でオンにして取り込む形で後から対応します

接続は OAuth 1 回、あとは自動

管理者が Salesforce に 1 回ログインすると、本番か Sandbox かの判定、対応付け用の項目の作成、権限の確認、項目の読み込み、対応表の初期生成、既存レコードの初回取り込みまで Aitane が続けて進めます。取引ステージの対応・同じドメインの会社・権限の不足のように人が決めることは「あとで決めること」にまとまり、接続自体は止まりません。

• 項目を作る権限が無い組織では、項目と権限セットだけを含むパッケージのインストール案内に切り替わり、入れ終わったら同じ流れの続きから再開します
• Sandbox は本番とは別の接続として扱い、接続中は全画面の上部に「Sandbox につないでいます」のバナーを出します。1 つのワークスペースにつなげる本番組織は 1 つです
• メンバーは各自の個人設定から Salesforce に接続します。書き込みは操作した本人の名義で行い、未接続のメンバーの変更は承認待ちに回して承認した人の名義で送ります
• Salesforce を読み取る担当（読み取り担当）を管理者が 1 人指定します。その人がワークスペースを離れると突き合わせと取り込みが止まり、別の担当を選ぶと再開します

項目の対応と突き合わせ

おすすめの対応表から始めて、管理者が行ごとに Salesforce の項目と方向を決めます。保存すると新しい版として残り、これまでに書いたものはそのままです。取引ステージの対応表は必須で、対応していないステージの取引は送られず保留になります。

• 既存レコードとの突き合わせは、保存済みの ID → メールの完全一致 → 法人番号の完全一致 → ドメイン一致の順で行います。ドメイン一致は候補を出すだけで、自動では結び付けません
• Salesforce に同じドメインの取引先が複数あるときは「同じドメインの会社の確認」で人が選びます。片付くまでその会社は送りません。「別の会社として作る」は管理者だけができます
• Salesforce の重複ルールに当たった書き込みは自動で再試行せず、候補に結び付けるか別物として作るかを人が選びます
• 企業情報の自動補完などで推定した値は送りません。人が入力した値と公的なデータベース由来の値だけが対象です

承認は普段の操作の中で完結

Salesforce への書き込みは必ず「提案 → 承認 → 送信」の 1 つの経路を通ります（AI が利用者自身の CRM データを操作するので所有者が承認する、という Aitane の AI 共通の考え方です）。新規作成と、AI が商談の項目を書き換える更新は承認を経て送り、送る方向の項目への人の更新と、ミーティング後の活動履歴の追記は承認なしで送ります。専用の承認画面はなく、会社詳細のアクティビティ行の「承認して送る / 却下」と、名刺確認・会社の作成・ミーティング確定の「Salesforce にも登録」チェックで完結します。

• 「Salesforce にも登録」はチェックを付けたまま保存することが承認そのものです。名刺確認では既定でオンになっていて、会社と担当者を束ねて承認 1 回で送ります
• 承認するときは Salesforce の現在値を取り直し、前に見せた内容と違っていれば「Aitane の値で上書きして送る / Salesforce の値を残す」を選びます
• 承認待ちは 7 日で期限切れになり、送らずに管理者の「要確認」に出ます。「もう一度送る」で再送できます
• 承認できる人はワークスペース設定で「本人と管理者」か「管理者のみ」を選びます。閲覧だけのロールは承認できません
• ミーティング後は、紐づく商談ごとに件名「[Aitane] ミーティング名 開催日」の活動履歴を主催者の名義で自動追記し、参加者の担当者登録も同じ確定で行います。商談の「次のステップ」の置き換えと「説明」への追記は AI 起点の更新なので承認を通します。要約を作り直しても同じ活動履歴を更新し、新しく作りません

Salesforce 側の変更も 15 分ごとに取り込む

接続時に対象のレコードを取り込んだあとは、15 分ごとに Salesforce 側の変更を取り込みます。同じ項目を Aitane と Salesforce の両方で変えたときは、後から変えた側の値に揃えます（項目単位の後勝ち）。承認は求めません。

• 取り込んだ変更は各レコードのアクティビティに 1 行ずつ出ます。「Salesforce で変更されました（業種）」「Salesforce 側の変更で上書きしました（業種。Aitane の変更より後だったため）」のように、どちら側の変更が残ったかが分かります
• アクティビティには前後の値を出しません。値は管理者と監査ロールだけが見られる同期ログに残します。取り込みのたびに通知は出しません
• 取り込んだレコードを Aitane で編集した変更は通常どおり送ります。取り込みそのものを Salesforce に送り返すことはありません

既存レコードの追いつきと一覧からの操作

つないだだけでは、Aitane に前からあるレコードは 1 件も送りません。接続後に人が作成・編集したレコードだけが流れます。前からあるレコードをまとめて送るのは管理者の「すでにあるレコードを送る」（ロット）で、ドライラン → サンプル 10 件 → 本送信の順にしか進めず、直近 100 件で 5 件失敗すると自動で止まります。

• ロットの画面では対象を「そのまま送れる / 人の確認がいる / まだ送れない（社名が未確定・同じドメインが複数・親会社が未連携など理由別）/ 送らない」の 4 つに分けて件数を見せます
• メンバーは会社・担当者・取引の一覧で行を選び「Salesforce に送る / 送らない」をまとめて行えます。対象は自分のレコードのうち接続後に作成・編集したものだけで、飛ばしたレコードは理由付きで結果に出ます。「再判定」「結び付けを解除」は管理者だけです
• 一覧には Salesforce の状態フィルタ（SF 候補 / 承認待ち / 要確認 / 保留 / 連携済み）と保存ビューを置き、状態そのものは一覧の列ではなく会社詳細のアクティビティ行と「要確認」の画面で見せます

止まったときの扱い・監査・プランと提供の進め方

Salesforce の入力規則や権限不足で失敗した書き込みは「要確認」にエラー原文と項目名つきで集め、自動では再試行しません。Salesforce 側を直してから送り直します。1 日の API 上限に達したときは組織単位で送信と取り込みを待ち、承認済みのものは失敗にせず、上限が戻ったら自動で送って管理者に通知します。

• 重複ルールでの失敗が短時間に続くと、新規作成の自動化を「常に承認」に戻す安全装置が働きます。管理者は連携をまとめて一時停止することもできます
• 成功・失敗のすべてを監査ログに 1 行ずつ残します（値は含めません）。項目の値は管理者・監査ロール限定の同期ログにだけ残ります
• 連携設定・項目の対応・同じドメインの会社の確認・要確認・ロットの操作は管理者のみです。接続は管理者とメンバーができます
• 正式提供時は Standard プラン以上（トライアルを含む）を対象にする予定です。設定と項目の対応は Web のみで、ミーティング後の承認は Web とモバイルアプリから行えます
• 提供の進め方: まず会社・担当者・取引・活動履歴の同期と 15 分ごとの取り込みから始め、その後にチャットからの書き込み（Salesforce の現在値付きのプレビュー）や週次ダイジェスト、Aitane に無いオブジェクトの取り込みと Lead、Salesforce 側の変更の即時反映へと広げます

利用の流れ

1. 会社・担当者・取引を Salesforce の取引先・取引先責任者・商談へ、項目ごとに決めた方向で同期
2. ミーティング後の要約・決定事項・次のアクションを Salesforce の活動履歴に自動で追記
3. 新規作成や AI による商談の更新は、名刺確認・会社の保存・ミーティング確定の中で承認してから送信

利用後のイメージ

Aitaneで普段どおり保存や議事録の確定をするだけで Salesforce が最新に保たれ、どの変更がどちら側から来たかもアクティビティで確かめられます。